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Servicios de contabilidad

Es un hecho: Trabajando con un contador se incrementa notablemente el potencial de éxito de su negocio.

Con la estadística del 50 % de empresas fracasando en sus primeros cinco años de operación (Fuente: SBA), tiene mucho sentido comercial encontrar formas de incrementar las posibilidades de éxito en su negocio.

Encontrando la perfecta combinación de conocimientos contables y experiencia.

Cada negocio tiene diferentes necesidades de clase y nivel de servicios de contabilidad. Algunas empresas pequeñas solo requieren de manejo de libros “bookkeeping”, cuando otros requieren de servicios y conocimientos contables de mayor escala, desde manejo de libros hasta las funciones de un Oficial Principal de Finanzas (CFO).

Si su empresa esta en el rango de pequeña a mediana escala, generando de $500,000 a 20 millones de ganancia anual, puede no tener mucho sentido un departamento de contabilidad con un CFO y un controlador de tiempo completo, con sus costos asociados de prestaciones.

La mejor noticia es que usted puede contar con la asesoría contable de profesionales de alto nivel a un costo proporcional a sus requerimientos. Nuestra compañía trabaja con empresarios como usted para crear un paquete contable diseñado en función de sus necesidades especificas.

¿Cuales son los niveles de procesos contables?

Servicios de recolección de datos contables

Prácticamente todos los negocios inician con una función de recolección de datos de operaciones contables, que son efectuados en tiempo parcial por el propio personal o por un agente externo. Esta función debe cumplir con el mínimo de requerimientos del proceso tributario del IRS.

Servicios de manejo de libros contables

En las empresas pequeñas y medianas (ingreso máximo de $500,000 anual), el manejo de libros codifica las transacciones, concilia las cuentas bancarias y genera reportes mensuales. Esta función la puede realizar un empleado de tiempo parcial o completo, un contratista, o una compañía externa que proporcione estos servicios. La facturación es usualmente procesada por un empleado en la oficina, en el campo de trabajo, en el establecimiento o en línea a través de un sistema automático de compra.

Servicios de manejo de libros contables y asesoría básica

Para empresas que producen mas de $500,000 por año de ganancias, es muy recomendable un nivel básico de asesoría además del manejo de libros. Un profesional de Contabilidad necesita asegurarse de que los libros contables tienen la información correcta. El propietario de un negocio puede requerir asesoría en procesos como control de flujo de fondos, preguntas de paquetes de programas de contabilidad, instalación de programas, ajuste de datos, conformidad de nomina y eficiencia del flujo de trabajo contable.  Un asesor con experiencia en contabilidad y manejo de libros es la mejor opción para este nivel de servicio. Este es el primer nivel de servicios de contabilidad donde se aprecia el retorno de inversión en términos del mayor desempeño de los procesos contables y el valor agregado del entrenamiento del personal.

Servicios de controlador

Una empresa con mas de $1 millón de ganancias anuales es apropiada para incorporar servicios de nivel controlador. Esto incluye la función del manejo de libros, ya sea por un contratista externo o por un empleado interno. Esto incluye la función de supervisión en la que el gerente de contabilidad revisa el trabajo contable y revisa los reportes financieros con el propietario de la empresa.

Estas son algunas de las funciones que pueden ser incluidas en el servicio de asesoría:

  • Calculo de presupuesto y pronósticos
  • Proyecciones de flujo de fondos
  • Creación de paquetes de préstamo y financiamiento
  • Desarrollo de métodos de reducción de gastos, incrementar ganancias, reducir riesgos y análisis de oportunidades financieras
  • Establecimiento de procesos contables, optimización y documentación
  • Selección de sistema de contabilidad, instalación, configuración específica del negocio y entrenamiento
  • Optimización del Plan General Contable
  • Manejo y reporte de Cuentas por Cobrar
  • Configuración de inventario, reportes y análisis
  • Calculo de costos por operaciones, incluyendo reportes y entrenamiento
  • Revisión de control interno para reducción de riesgo de fraude y otros riesgos de dirección
  • Selección de métricas clave de desempeño, calculo periódico y revisión
  • Entrenamientos y seminarios financieros para elevar el nivel de conocimiento de empleados y
  • Revisión de reportes financieros y dirección a seguir
  • Conformidad con reglas y normas de reportes financieros
  • Cumplimiento con las reglas de la agencia DCAA
  • Asistencia en procesos de auditoria y coordinación con auditores externos
  • Contratación o supervisión de personal contable

Varios de estos servicios no son aplicables cada mes. Un grupo contable eficiente será proactivo y sugerirá servicios con impacto positivo en la rentabilidad de la empresa.

Oficial financiero principal (“CFO”)

Las compañías que generan más de $5 a $10 millones de ingreso anual pueden necesitar la capacidad de un Oficial Financiero Principal (“CFO”). Mientras un controlador administra las finanzas habituales de una empresa, el CFO efectúa funciones de planeación y estrategia. Las responsabilidades de un CFO incluyen:

  • Tomar decisiones de nivel ejecutivo y servicios de asesoría
  • Funciones estratégicas, incluyendo definir la dirección de la empresa
  • Recaudar capital, incluyendo administrar una emisión inicial (“IPO”) o negociando adquisición de deuda
  • Trabajar con inversionistas, miembros de la junta directiva y ejecutivos de nivel C
  • Negociación de contratos
  • Diseño de programas de compensación
  • Dirigir la conformidad de normas financieras

¿Como puede un contador ayudar a su empresa?

Es fácil pensar que contabilidad es un mal necesario en el mundo de hacer negocios, pero hay muchos beneficios que se pueden realizar trabajando con un profesional contable proactivo. Estos son algunos de esos beneficios a considerar:

Manteniendo el flujo de fondos

Una de las tareas mas complicadas de los propietarios de pequeños negocios es administrar los balances de sus fondos. Nosotros podemos ayudar a encontrar las herramientas adecuadas para que su negocio logre el mejor rendimiento de sus fondos. Estos recursos pueden ser configurando el reporte correcto, acelerando los cobros de cuentas por cobrar, calculando pronósticos o preparando un paquete de solicitud de préstamo bancario, nosotros estamos preparados para ayudar a mantener su flujo de fondos.

Selección de sistemas de contabilidad, configuración especifica y entrenamiento

Utilizar el sistema de contabilidad adecuado puede hacer una enorme diferencia.  Nosotros estamos familiarizados con muchos paquetes de programas y podemos ayudarle a encontrar el mas adecuado para el perfil de su compañía. Si su operación ha rebasado los recursos de su solución actual, podemos asesor en la transición a una mayor escala sin afectar los procesos.

Uno de los secretos en aumentar la productividad de la contabilidad es asegurarse de que los paquetes de programas están correctamente instalados y configurados. Nosotros estudiamos las características de su compañía para adaptar los programas de contabilidad y reportes asociados de acuerdo a los requerimientos. Estos procesos pueden también incluir el entrenamiento de su personal en el nuevo sistema para incorporarse a la operación en un tiempo mínimo.

Desarrollo y optimización de procesos

Las funciones de contabilidad son necesarias en todas las compañías, pero no debería ser complicado ni ineficiente. Nosotros podemos analizar las áreas de su sistema contable que tengan un costo mayor del que deberían.  Esto podría incluir datos o archivos duplicados, tiempo de elaboración de un reporte, y “cuellos de botella” en general. Nosotros sugeriremos ajustes y correcciones que pueden ahorrarle tiempo y dinero y reduzcan la factura del manejo de libros al mínimo.

¿Tiene su sistema contable áreas donde las funciones contables están sin documentar? Podemos ayudar a elaborar manuales de procedimientos para esas áreas.  Una documentación apropiada es la clave de un buen entrenamiento y para mantener una operación y controles consistentes.

Análisis de ganancia

¿Se ha preguntado que line de producto o servicio es el mas redituable en su negocio? Nosotros podemos desarrollar un análisis de ganancia por localidad, por producto, por empleado y por cualquier combinación de perfiles y recursos que sean significativos para su estudio. Esta información le será de utilidad en una mejor toma de decisiones sobre los componentes de sus ganancias e incrementar la rentabilidad de su compañía a largo plazo.

Mientras la mayoría de los análisis contables se dedican a revisiones de gastos en forma superficial, nuestra técnica es un estudio mas profundo. Esto consiste en identificar costos que pueden estar fuera de las normas de su industria, descubrir áreas donde sus precios pueden no estar cubriendo sus costos y afectar márgenes de ganancia que deberían ser mas altos.

Si su negocio requiere mantener un inventario, nosotros podemos reducir ese costo, determinando condiciones de falta de inventario e identificar artículos obsoletos.

¿Es su operación basada en proyectos con requerimientos de presupuesto especifico? Nuestro estudio puede ayudarle a configurar costos correctamente, creando estimados mas exactos y acelerando flujos de fondos con emisión de facturas a tiempo.

Detrás de los controles

Las funciones de contabilidad de compañías pequeñas normalmente no incluyen controles internos y procedimientos de prevención de fraude, robo y otros riesgos a los activos de la compañía. Estos riesgos aplican a todos lo tipos de activos, desde capital liquido hasta inventario y cuentas por cobrar, los que están en mayor riesgo de ser mal manejado.

Podemos revisar las funciones del manejo de libros y sugerir ajustes en los procedimientos que reduzcan su riesgo y ayudar a una mejor protección de los bienes de la compañía. Además, podemos efectuar una revisión completa y sugerir como reducir riesgos y reforzar sus controles de contabilidad.

Planeación, cálculo de presupuesto y métricas

¿Sabe usted exactamente como quiere que este su negocio en un plazo de tres a cinco años, pero no sabe como llegar hasta allí? Le podemos ayudar al diseño de su plan a partir de los componentes financieros, para que usted alcance sus objetivos.

En el corto plazo, además podemos apoyar en la creación de un presupuesto de forma que usted pueda controlar sus gastos y saber donde se encuentra en relación a sus metas.

Si a usted le gusta alcanzar alto puntaje en los juegos de video, le interesara establecer puntaje en las metas logradas en su negocio. Estos puntajes se llaman Indicadores Clave de Desempeño (“key performance indicators”, KPIs), y es muy buen indicativo cuando se alcanzan o se exceden.

Adquisición de bienes raíces y maquinaria

¿Planeando hacer una gran inversión?  Le podemos apoyar en la comparación y evaluación de sus opciones desde el punto de vista financiero, de manera que usted tome la decisión mas informada.

Entrenamiento de personal

Si usted no tiene tiempo o la capacidad de entrenar a su personal de manejo de libros y contabilidad, podemos proporcionar el entrenamiento requerido para ser competentes en sus funciones contables.

Caja de resonancia

Puede ser difícil encontrar buenos consejos cuando usted dirige una compañía por su cuenta. Amigos y cónyuges que no son empresarios independientes pueden no entender las decisiones en ese plano.

Como propietarios de una pequeña empresa, podemos interactuar como “caja de resonancia” para sus ideas empresariales y aportar una perspectiva diferente y con experiencia.

¿Cómo empezar?

La conexión perfecta entre un empresario y su grupo de contabilidad ocurre cuando suceden dos cosas:  1) El contador adquiere un conocimiento profundo sobre el negocio en particular, y 2) El propietario de la compañía desarrolla un talento financiero sobre su negocio. Es entonces cuando la magia comienza a realizarse en la compañía y continúa creciendo con el tiempo.

Nuestro objetivo es convertirnos en un autentico socio de su empresa aportado la combinación apropiada de servicios de contabilidad para usted y su compañía. Para dar el primer paso, llámenos por teléfono o contáctenos por correo electrónico para encontrar la mejor forma de trabajar juntos con beneficios mutuos.